Viết email bằng tiếng Anh là một kiến thức quan trọng bạn nên biết để làm việc cũng như áp dụng trong cuộc sống. Có bao giờ bạn bối rối vì không biết viết email bằng tiếng Anh như thế nào cho đúng cấu trúc và văn phong hấp dẫn. Đừng lo lắng, chúng tôi sẽ giúp bạn cách viết email bằng tiếng Anh đơn giản mà chính xác nhất bạn nhé!
I. Cấu trúc cơ bản của email Tiếng Anh
Trước khi đi vào tìm hiểu cách viết email bằng Tiếng Anh, bạn nên biết đến cấu trúc email cơ bản trong Tiếng Anh để nắm được nội dung nhé!
Cấu trúc cơ bản của email bằng Tiếng Anh sẽ có các phần như:
- Greeting – Chào hỏi: Lời chào đầu thư.
- Opening comment – Hỏi thăm: Câu mở đầu email bằng việc hỏi thăm.
- Introduction – giới thiệu: Đây là phần giới thiệu lý do soạn email này, lời cảm ơn.
- Main point – Nội dung chính: Đề cập đến nội dung chính của thư, người viết có thể sử dụng một hay nhiều đoạn văn.
- Concluding sentence – Kết thúc: Phần kết thúc email Tiếng Anh bạn cần nêu sự mong đợi phản hồi của người nhận hoặc mong muốn có buổi hẹn,..tùy vào mục đích gửi thư.
- Signing of – Chào cuối thư: Lời chào kết email bằng tiếng anh.
Như vậy với 6 thành phần cơ bản như trên làm thế nào để có thể viết được một email bằng tiếng anh hoàn chỉnh, cùng đi tìm hiểu tiếp nhé!
II. Cách viết email bằng Tiếng Anh chuẩn
1. Greeting – Chào hỏi
Bạn hãy mở đầu email tiếng anh với việc xưng hô sao cho phù hợp với người nhận thư. Bạn có thể dùng các cách chào hỏi như:
- Nếu quan hệ giữa bạn và người nhận là mối quan hệ lịch sự thì bạn nên sử dụng các danh xưng như Mr, Mrs,Ms…
Cấu trúc: Dear + title (danh xưng) + surname (họ)
Ex: Dear Mrs.Price
- Nếu mối quan hệ giữa bạn và người nhận thư thân mật hơn bạn có thể đơn giản sử dụng tên riêng người đó trong câu chào hỏi:
Ex: Hi Kelly, Dear Kelly….
- Nếu bức thư mang nội dung làm quen hoặc xin gặp mặt và chưa có thông tin về người nhận thư bạn có thể sử dụng “To whom it may concern” hoặc “Dear Sir/Madam”.
2. Opening comment – Hỏi thăm
Trong phần này chủ yếu là câu hỏi thăm về tình hình sức khỏe, tình hình hiện tại của người nhận thư. Nội dung này sẽ trả lời cho hai câu hỏi là:
- How are you?
- How are things?
2.1 Dạng thư hồi đáp
Nếu nội dung bức thư là một sự hồi đáp, bạn nên mở đầu với từ “thanks” sau đó mới vào vấn đề.
Cụ thể là:
- Khi một người gửi một email bày tỏ sự quan tâm của họ về công ty bạn đang làm chúng ta có thể viết:
Ex: Thank you for contacting ABC Company (Cảm ơn vì đã liên lạc tới công ty ABC).
- Khi một người trả lời 1 bức thư mà bạn gửi cho người đó:
Ex: Thank you for your prompt reply (Cảm ơn vì đã hồi đáp).
Ex: Thank for getting back to me (Cảm ơn đã hồi đáp).
Những câu cảm ơn trên sẽ làm người nhận thư cảm thấy thoải mái và được tôn trọng khi đọc thư.
2.2 Dạng email không phải hồi đáp
Nếu email của bạn không phải là email hồi đáp trả lời lại email nào đó thì cách lịch sự để mở đầu chính là bằng một lời chúc, ví dụ như:
- I hope you are doing well. (Tôi hy vọng bạn vẫn khỏe).
- I hope you have a nice weekend. (Tôi hy vọng bạn có kỳ nghỉ cuối tuần vui vẻ).
3. Introduction – giới thiệu
Ở nội dung này bạn cần trình bày đến lý do viết email. Bạn nên chọn một văn phong thích hợp để trình bày nó. Bạn nên lưu ý đến một vài điểm như:
- Cấu trúc: I am writing to + verb…
- Không nên dùng I’m trong email bởi vì trong văn phong trang trọng thì không dùng từ viết tắt, vậy nên bạn hãy viết thành I am.
Ex:
I am writing to ask for information about the English courses.
(Tôi viết email này để yêu cầu quý vị cung cấp thông tin về khóa học tiếng Anh.)
I am writing to reference to (Tôi viết thư để tham khảo….).
I am writing to enquire about…(Tôi viết thư để yêu cầu….).
- Với các mối quan hệ xã giao thì chúng ta nên dùng các câu hỏi gián tiếp và dùng câu hỏi trực tiếp để dùng cho các mối quan hệ thân thiết.
Ex: I am writing to clarify some points of the contract. (Tôi viết email này để làm rõ một số điểm trong hợp đồng.)
- Ngoài ra các bạn có thể dùng các từ cho cấu trúc trên như: I am writing to + complain/ explain/ confirm/ apologize.
- Để đa dạng cách viết, ta có thể dùng “I would like to…” thay cho “I am writing to…”. Đặc biệt, trong trường hợp không cần trang trọng quá, các bạn có thể dùng “I just want to…”
4. Main point – Nội dung chính
Trong phần này bạn đề cập đến nội dung chính mà bạn muốn gửi đến người nhận. Phần này bạn nên trình bày càng ngắn gọn xúc tích càng tốt. Có một số dạng mà bạn có thể tham khảo đó là:
4.1 Đề cập đến vấn đề đã trao đổi trước đó
- As you started in your letter, … (Như khi bạn bắt đầu trong thư, …).
- Regarding … / Concerning … / With regards to … (Về vấn đề… / Liên quan đến… / Liên quan với…).
- As you told me,… (Như bạn đã nói với tôi…).
- As you mentioned in the previous one,… (Như bạn đã đề cập trước đó…).
- As I know what you wrote me,… (Như những gì bạn đã viết cho tôi…).
4.2 Yêu cầu
- I would be grateful if … (Tôi sẽ biết ơn nếu…).
- I wonder if you could … (Tôi tự hỏi nếu bạn có thể… ).
- I would be interested in having more details about … (Tôi mong muốn biết thêm chi tiết về việc…).
- I would particularly like to know … (Tôi đặc biệt muốn biết…).
- I would be interested in having more details about … (Tôi quan tâm đến việc có thêm chi tiết về việc…).
- I would like to ask your help … (Tôi muốn nhờ sự giúp đỡ của anh về…).
4.3 Thông báo tin tốt
- We are pleased to announce that …(Chúng tôi vui mừng được thông báo với bạn rằng..).
- You will be pleased to know that …(Bạn sẽ hài lòng khi biết rằng….).
4.4 Thông báo tin xấu
- It is with great sadness that we… (Vô cùng thương tiếc báo tin…).
- We regret to inform you… (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với ông/bà rằng…).
- After careful consideration we have decided that… (Sau khi đã xem xét kỹ lưỡng chúng tôi đã quyết định rằng…).
Đề cập đến tài liệu đính kèm:
- Please find attached… (Xin lưu ý đến….đã được đính kèm trong email).
- Attached you will find… (Bạn sẽ tìm thấy…được đính kèm trong email này).
- Can you please sign and return the attached contract by next Monday? ( Bạn có thể ký và gửi lại hợp đồng đính kèm dưới đây trước thứ 2 tuần sau được không?),…
5. Concluding sentence – Kết thúc
- Let me know if you need anymore information. (Hãy cho tôi biết nếu anh cần thêm thông tin).
- Please get back to me as soon as possible. (Hãy trả lời email sớm nhất có thể nhé).
- I look forward to hearing from you soon. (Tôi rất mong sớm nghe tin từ bạn.)
- Feel free to contact me if you need further information. (Đừng ngại liên hệ với tôi nếu anh cần thêm thông tin nhé).
- I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible. (Tôi sẽ rất cảm ơn nếu ông/bà có thể giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt.)
- If you would like any further information, please don’t hesitate to contact me. (Nếu ông/bà cần thêm thông tin gì, xin cứ liên hệ với tôi.)
- I look forward to… (Tôi rất trông đợi…)
- Please respond at your earliest convenience. (Xin hãy hồi âm ngay khi các ngài có thể).
- Nếu bạn bắt đầu bằng Dear Ms, Mr,…bạn nên kết thúc thư bằng cụm sau: Yours sincerely, Yours faithfully, (kính thư).
- Hoặc bạn có thể dùng “Please do not hesitate to contact me…” để thay thế cho “Feel free to contact me…”
6. Signing of – Chào cuối thư
Phần chào cuối thư sẽ bao gồm 2 phần là họ tên người gửi và những dòng chữ đi kèm
- Trường hợp không trang trọng: Best, Best wishes, Regards, Take care, Bye,…
- Trường hợp trang trọng: Best regards, Warm regards,…
Lưu ý:
- Khi dùng Dear Ms/Mrs + surname ở đầu email thì sử dụng => Yours sincerely,
- Khi dùng Dear Sir/madam ở đầu email thì sử dụng => Yours faithfully,
III. Một số lưu ý khi viết email bằng tiếng Anh
Để viết email bằng Tiếng Anh một cách chuẩn form và văn phong dễ hiểu, ngoài làm theo cách viết theo cấu trúc cơ bản bạn cũng nên chú ý đến một số lưu ý dưới đây để tránh sai sót:
- Không được viết tắt một số từ như I am, I will, I have seen, I do not,..
- Không dùng từ thông tục, tiếng lóng, từ thân mật: wanna, kid, dad, mate, …
- Dùng would like cho ngôi thứ nhất thay vì want. Should dùng cho ngôi thứ nhất. Bạn nên dùng may, could thay cho can, would, will.
- Phần mở đầu thư nên thể hiện sự kính trọng khi sử dụng Dear ở đầu thư và Please ở kết thúc.
- Cách viết email bằng Tiếng Anh chuẩn nhất thì bạn phải đáp ứng đầy đủ chủ-vị-tân ngữ trong một câu văn.
- Không viết sai lỗi chính tả.
- Tránh viết câu hay dùng từ nhiều nghĩa gây hiểu lầm cho người đọc.
IV. Lời kết
Trên đây là toàn bộ những cách viết email bằng Tiếng Anh chuyên nghiệp đơn giản mà chúng tôi tổng hợp để gửi lại bạn. Ngoài ra bạn còn có thể tham khảo cách viết thứ ngày tháng trong tiếng anh. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp bạn soạn những bức thư bằng tiếng Anh dễ dàng hơn. Cảm ơn các bạn đã đón đọc. Có thắc mắc gì hãy để lại bình luận cho chúng tôi biết nhé!